ประชุมใหญ่ออนไลน์ผ่าน Zoom/Meet/Teams ต้องเก็บหลักฐานอะไร ตาม พ.ร.ก. 2563

พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ทำให้การประชุมออนไลน์มีผลเช่นเดียวกับการประชุมในที่ประชุม หากทำตามหลักเกณฑ์ หมู่บ้านควรกำหนดเรื่องนี้ไว้ในข้อบังคับให้ชัดเจนด้วย

หลักฐานที่ควรเก็บ

• การยืนยันตัวตน ผู้เข้าประชุมก่อนเข้าร่วม
• บันทึกเสียงหรือภาพและเสียง ตลอดการประชุม
• ข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ เช่น เวลาเข้า–ออก และอุปกรณ์ที่ใช้
• ผลการลงคะแนนแต่ละวาระ ทั้งแบบเปิดเผยและแบบลับ
• รายงานการประชุมที่ระบุว่าประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

ปัญหาที่พบบ่อย

1. ไม่ได้ตรวจว่าใครเป็นสมาชิกจริง ใช้ลิงก์ส่งต่อกันได้
2. ไม่ได้นับองค์ประชุมเป็นคะแนนเสียง
3. ไฟล์บันทึกอยู่ในบัญชีส่วนตัวของใครคนหนึ่ง หาย หรือถูกแก้ไขได้

ทำให้หลักฐานน่าเชื่อถือ

• ให้สมาชิกเข้าห้องผ่านลิงก์ส่วนตัวที่ระบบออกให้ บันทึกเวลาและอุปกรณ์
• เก็บค่า SHA-256 ของไฟล์บันทึกไว้ เพื่อพิสูจน์ภายหลังว่าไฟล์ไม่ถูกแก้
• ใช้บันทึกเหตุการณ์แบบต่อกันเป็นสาย (hash chain) ที่แก้ย้อนหลังไม่ได้

MooBaan ช่วยอย่างไร

• ลิงก์เข้าห้องส่วนตัวต่อสมาชิก บันทึกเวลา IP และอุปกรณ์
• บันทึกเหตุการณ์แบบ hash chain ที่แก้ย้อนหลังไม่ได้
• ลงทะเบียนไฟล์บันทึกพร้อม SHA-256 และส่งออกชุดหลักฐานทั้งชุด